Soluções Verticais

PHC CS ASSINATURAS QUALIFICADAS

                 
 
PHC CS Assinaturas Qualificadas


Faturas enviadas por via eletrónica?

O PHC CS Assinaturas Qualificadas prepara a sua empresa para cumprir com esta obrigação legal de forma autónoma e segura.

Comece hoje mesmo a assinar as suas faturas de acordo com a lei.


        
         
         
                 
  SAIBA MAIS            
                 
 
Alargamento do prazo da obrigatoriedade da assinatura digital qualificada no envio de faturas em PDF.

De acordo com a Proposta de Lei nº 109/XV/2ª, artigo 182ºA, do dia 14 de novembro de 2023, determina o alargamento do prazo da aceitação de faturas enviadas em formato PDF até 31 de dezembro de 2024, sendo que estes documentos serão considerados faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.

Assim, as novas datas de entrada em vigor das regras da faturação eletrónica são:
  • Obrigatoriedade de assinatura digital qualificada no envio de faturas em PDF - 01 de janeiro de 2025.
  • Obrigatoriedade da faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos - A mesma proposta de lei mencionada acima, refere que o prazo contante do n.º 4 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111 -B/2017, de 31 de agosto, na sua redação atual, passa a ser 31 de dezembro de 2024. Neste sentido, as pequenas e médias empresas, microempresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes continuam a estar obrigadas a enviar faturas eletrónicas no âmbito da execução de contratos públicos a partir do dia 31 de dezembro de 2024.
A partir de 01 de janeiro de 2025, passará a ser obrigatório que todas as faturas em formato XML e PDF, enviadas por via eletrónica, contenham a chamada "Assinatura Digital Qualificada", para serem consideradas legais.

Todas as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que a sua empresa enviar por via eletrónica, têm de ter uma assinatura digital qualificada para terem valor legal em Portugal e em toda União Europeia.

As empresas só podem assinar estes documentos se tiverem um certificado em seu nome, tendo este de ser emitido por uma entidade certificadora autorizada, que irá garantir o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa.
 
     
O Software PHC apoia a sua empresa no cumprimento
desta exigência fiscal
 

O PHC CS Assinaturas Qualificadas é a solução desenvolvida pela PHC Software, que lhe permite assinar eletronicamente as suas faturas em conformidade com o disposto no Decreto lei n.º 28/2019. O software produz e assina digitalmente os documentos, assegurando que o seu envio só é efetivado se as faturas ou documentos fiscalmente relevantes estiverem de acordo com a lei. O PHC CS Assinaturas Qualificadas é um produto totalmente assente no princípio da mobilidade e adaptabilidade às empresas.
É fundamental apostar em soluções que facilitem um acesso e controlo dos dados, produzidos e assinados pela própria empresa, sem a possibilidade de alterações por parte de terceiros.
 


         
 
Vantagens da Assinatura
Digital Qualificada
  • Dado que é uma solução totalmente integrada no software, assegura a assinatura e o respetivo envio diretamente a partir do PHC CS;

  • Autonomia da empresa através de faturas com validação cronológica, integridade, não repúdio e autenticidade: dá prova da legalidade inequívoca da fatura ou outro documento como sendo original, não alterado e, efetivamente, aquele que foi emitido no sistema da empresa e pela própria empresa;

  • Melhoria da produtividade e eficiência administrativa: possibilidade de anexar automaticamente os documentos da empresa, para consulta, e no próprio PHC CS, com uma solução integrada e sem necessidade de recorrer a plataformas externas;

  • Segurança na veracidade dos dados;

  • Como não está dependente de um fornecedor externo de assinaturas, pode faturar a empresas da administração pública garantindo as regras legais, tendo a liberdade de optar pelo formato PDF, XML padrão, CIUS-PT ou outros implementados, sempre com a assinatura qualificada garantida de forma transparente pelo PHC CS.

  
Vantagens da Faturação
Eletrónica
  • Aumento do nível de poupança;

  • Melhoria da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados);

  • Rigor dos dados e redução de erros;

  • Acesso facilitado à documentação;

  • Poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos);

  • Garantia da confidencialidade da informação;

  • Acesso facilitado à documentação por parte de todos os utilizadores que dela precisem;

  • Agilidade na relação com o Cliente;

  • Diminuição da "pegada ecológica" associada ao desperdício de papel;

  • Possibilidade de arquivar digitalmente as suas faturas eletrónicas com as soluções de arquivo PHC CS.
  
         
assinaturas-qualificadas
     
  As empresas têm no PHC CS uma solução robusta e totalmente integrada que permite ir ao encontro da legislação, incluindo a Assinatura Digital Qualificada nas suas faturas e nos documentos
fiscalmente relevantes.		  
     
 
A partir de Janeiro de 2025, passará a ser obrigatório que todas as faturas em formato XML e PDF, enviadas por via eletrónica, contenham a chamada "Assinatura Digital Qualificada", para serem consideradas legais.
 
O Decreto lei n.º 28/2019 já estabelecia este requisito, mas a sua implementação, originalmente prevista para 2020, foi adiada inicialmente para julho de 2022, depois adiada para janeiro de 2023, posteriormente para janeiro de 2024, e agora foi novamente adiada, sendo o novo prazo para janeiro de 2025. Nesta data, e de acordo com a Proposta de Lei nº 109/XV/2ª, artigo 182ºA, finalmente será obrigatório que as faturas eletrónicas incluam uma assinatura digital qualificada para terem valor legal em Portugal e em toda a União Europeia.
 
As faturas eletrónicas deverão respeitar um dos seguintes requisitos:
  • Incluir um selo eletrónico qualificado, ou
  • Incluir uma assinatura eletrónica qualificada, ou
  • Usar um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.
Um documento, contendo a nova assinatura digital qualificada, garante que:
  • Os elementos e valores no documento não foram alterados, e que
  • Quem emitiu o documento é quem diz ser.
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:
  • Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail, em detrimento do uso do papel;
  • Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
  • Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, utilizando a norma técnica da eSPap, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.
 
Implementar as assinaturas qualificadas no PHC
 
Se usa o PHC GO, e ainda não tem o Add-On Transações Eletrónicas (que, para além da assinatura digital qualificada, tem integrado o CIUS PT), pode aceder ao PHC GO Store e subscrever o Add-On Transações Eletrónicas.
 
Para o PHC CS é preciso adquirir o módulo PHC CS Assinaturas Qualificadas. Para adquirir o módulo, é necessário ter PHC ON ativo, possuir os módulos PHC CS Documentos Eletrónicos e PHC CS Gestão. O módulo PHC CS Assinaturas Qualificadas está disponível em todas as gamas do ERP PHC. 
 
Passos:
  • Subscrever o módulo PHC CS Assinaturas Qualificadas, que já inclui 1.500 assinaturas e, na primeira subscrição, terá a oferta de um voucher para obter o seu certificado qualificado junto da entidade certificadora.
  • Aceder ao site da DigitalSign, criar uma conta e registar o autorizador, associado ao certificado, através do separador "Certificados".
  • Configurar a instalação de PHC com os dados obtidos.
A ter em conta:
  • Em cada renovação anual são adicionadas 1.500 assinaturas ao seu saldo.
  • Se esgotar as assinaturas disponíveis, terá de comprar um novo pacote de assinaturas.
  • Na terceira renovação do módulo, recebe um novo voucher para renovar o certificado qualificado.
O processo pode ser um pouco demorado, entretanto, a ABS Informática está aqui para o ajudar a cumprir todas as obrigações legais da forma mais organizada possível. Não hesite, contacte-nos já!
 
         
 
CIUS-PT
  • Caso a sua empresa tenha relações contratuais com organismos da administração direta do Estado, institutos públicos ou outra entidade pública que tenha adotado as especificações definidas pela eSPap, não tem de se preocupar, porque o PHC CS Assinaturas Qualificadas está preparado para produzir o documento eletrónico configurado com essas especificações.

  
XML Padrão
  • Se a sua empresa tem relações contratuais com entidades públicas que tenham adotado o formato UBL 2.1 com outras extensões, na altura de fazer a comunicação só tem de optar por produzir o ficheiro em formato XML Padrão (também disponível no PHC CS) e enviá-lo para um operador de e-invoice, que se encarregará de fazer a conversão do ficheiro para o formato UBL 2.1, e garantir o envio para a entidade destino.
  
         
 
Perguntas e respostas sobre as Assinaturas Qualificadas
 
Que documentos devem ser assinados?
A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.
 
Quais são os documentos considerados como fiscalmente relevantes?
Para além dos "Documentos de Faturação" (exemplo: Fatura, Fatura-Simplificada, Fatura-Recibo) e os seus respetivos documentos retificativos (Nota de Crédito, Nota de Débito, Guia ou Nota de Devolução), existem outros documentos que têm relevância fiscal, uma vez que podem conter informações úteis sobre as operações efetuadas. Estes documentos são descritos como sendo "Documentos Fiscalmente Relevantes" e diferenciam-se de acordo com o fim a que se destinam, nomeadamente:
  • Recibos - documentos de quitação que comprovam o recebimento;
  • Documentos de Transporte (Guia de Transporte) - comprovam a deslocação de mercadorias no âmbito do regime dos bens em circulação;
Do mesmo modo, destacam-se os documentos que permitem a conferência de mercadorias e de prestações de serviços por
parte do cliente, nomeadamente:
  • Fatura Pró-Forma;
  • Nota de Encomenda;
  • Orçamento e Folha de Obra.
A sua empresa está abrangida?
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:
  • Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
  • Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
  • Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, utilizando a norma técnica da eSPap, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.
De salientar que o mesmo se aplicará para documentos emitidos para fora da União Europeia, uma vez que, e de acordo com o Decreto lei n.º 28/2019, quando o sujeito passivo tenha no território nacional a sua sede, estabelecimento estável ou, na sua falta, o domicílio a partir do qual a transmissão de bens ou prestação de serviços é efetuada, a emissão de fatura pelas transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas estão sujeitas as mesmas regras, sendo obrigatório a inclusão da assinatura digital qualificada.
Quais os benefícios de enviar faturas por via eletrónica?
As vantagens para qualquer negócio são mais que muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados), pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão "pegada ecológica" associada à dispensa da impressão em papel.
 
Qual a diferença entre uma assinatura digital e um selo eletrónico?
Basicamente os dois mecanismos servem como assinatura, mas enquanto a assinatura digital contém informação de uma pessoa (por exemplo, o gerente da empresa), o selo eletrónico contém informação que identifica a empresa.
 
Faturas em PDF são consideradas faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2024?
Segundo a Proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, prorrogou o prazo de aceitação de faturas em PDF, considerando que as mesmas devem ser consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal até 31 de dezembro de 2024.

Com relação a obrigatoriedade da faturação eletrónica no âmbito dos Contratos Públicos, a mesma proposta de lei mencionada acima, refere que o prazo contante do n.º 4 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111 -B/2017, de 31 de agosto, na sua redação atual, passa a ser 31 de dezembro de 2024. Neste sentido, as pequenas e médias empresas, microempresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes continuam a estar obrigadas a enviar faturas eletrónicas no âmbito da execução de contratos públicos a partir do dia 31 de dezembro de 2024.

 
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A ABS Informática foi selecionada como PHC PRIME PARTNER 2024

É com enorme orgulho e satisfação que, mais uma vez, fomos selecionados para fazer parte do programa e deste restrito grupo de Parceiros PHC Software.

Esta distinção é consequência do trabalho sério e consistente que a equipa da ABS Informática vem desenvolvendo com os seus clientes, bem como pela excelência na implementação das soluções PHC Software.
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A ABS Informática atua como Enterprise Partner PHC e Prime Partner PHC, o que significa que temos competências para a implementação de qualquer projeto, do mais simples ao mais complexo.